Nobi
Last updated
Last updated
Tab Nobi thống kê tất cả các đơn hàng được tạo trong hệ thống phần mềm Nobi Pro. Đó có thể là các đơn hàng được thêm mới tại view pos, đơn hàng import excel, đơn tạo từ view chat, đơn tạo từ view telesale, đơn tạo từ bán tại shop.
Để thêm mới đơn hàng, bạn cần truy cập: Nobi POS -> Đơn hàng và thực hiện các thao tác sau.
Bước 1: Click button "Thêm đơn hàng" -> Màn hình thêm mới đơn hàng hiển thị
Bước 2: Điền các thông tin form thêm mới yêu cầu, đặc biệt là các trường bắt buộc
Thông tin nhận hàng
Chọn khách hàng cần lên đơn
Sau khi chọn khách hàng, thông tin người nhận sẽ tự động fill giá trị tên, sdt, địa chỉ. Trong trường hợp khách hàng chưa có sdt và địa chỉ, người bán cần nhập số điện thoại và địa chỉ của khách hàng vào.
Danh sách sản phẩm
Chọn sản phẩm lên đơn
Thông tin đơn đặt hàng
Kho hàng: Mặc định kho của chi nhánh hiện tại lên đơn. Nếu cài đặt cho phép chọn kho khác, bạn sẽ được thay đổi kho hàng. Khi thay đổi kho hàng, đơn mới tạo sẽ được lưu trữ tại chi nhánh có kho bạn đã thay đổi.
Người bán: Mặc định người bán chính là người lên đơn, nếu user thao tác có quyền thay đổi người bán thì mới được chọn sang người bán khác.
Nguồn đơn: Có thể lựa chọn 1 trong các nguồn đơn đã tạo, hoặc tạo trực tiếp tại button (+) bên phải ô nguồn đơn.
Kiểm tra hàng: Mặc định hiển thị option kiểm tra hàng đã thiết lập ở cài đặt Nobi POS, bạn được phép thay đổi sang option khác.
Ghi chú vận đơn: Tối đa 255 ký tự, mặc định để trống nếu không thiết lập nội dung ở thiết lập Nobi POS. Nếu đẩy
Ghi chú CSKH: Không giới hạn ký tự
Thông tin vận chuyển
Chọn đơn vị vận chuyển hoặc chọn option tự vận chuyển
Lựa chọn người trả phí vận chuyển: Người mua hoặc người bán
Nếu người bán trả phí vận chuyển: Phí ship báo khách = phí ship thực chi
Nếu người mua trả phí vận chuyển: Được phép điều chỉnh phí ship báo khách (nếu muốn). Nếu không tích điều chỉnh phí ship, ship báo khách = ship thực chi.
Thanh toán
Tính tổng giá trị đơn hàng bao gồm thuế , chiết khấu , tiền chuyển khoản, tiền đặt cọc , phí ship, tổng tiền sản phẩm
Bước 3: Click vào " Tạo đơn " ở góc phải phía trên màn hình để thêm mới đơn hàng.
Sau khi tạo đơn thành công , đơn hiển thị ở màn hình quản lý danh sách đơn hàng.
Sau khi tạo mới đơn hàng, nếu muốn chỉnh sửa thông tin, bạn cần cập nhật đơn hàng theo các thao tác sau:
Bước 1: Tại giao diện danh sách đơn hàng, click vào 3 chấm bên phải đơn hàng
Bước 2: Click "Sửa" -> Form cập nhật đơn hàng hiển thị
Bước 3: Nhập thông tin đơn hàng cần chỉnh sửa
Bước 4: Click "Lưu" để hoàn thành.
Màn hình sửa đơn hàng hiển thị như sau.
** Lưu ý:
Đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển, nếu muốn chỉnh sửa phải vào thiết lập Nobi POS -> Bật option "Cho phép sửa đơn sau khi gửi HVC". Các thông tin chỉnh sửa sẽ cập nhật trên hệ thống Nobi và không đẩy lại qua hãng vận chuyển.
Hệ thống kết nối với phần mềm bán hàng, khi cập nhật sẽ không được phép thay đổi thông tin sản phẩm.
Đơn hàng được tạo bới người khác, nếu muốn chỉnh sửa phải được cấp quyền "Được phép sửa đơn do người khác lên đơn" .
Đơn hàng đang vận chuyển, đã giao, hoàn, hủy sẽ không được phép chỉnh sửa.
Để tiết kiệm thời gian khi tạo các đơn hàng gần như giống nhau, bạn có thể lựa chọn tính năng nhân bản đơn hàng của Nobi Pro.
Nhân bản từng đơn
Click vào dấu 3 chấm phía sau đơn hàng
Chọn "Nhân bản" -> Đơn hàng nhân bản thành công, các thông tin của đơn hàng sẽ giống với các thông tin trong đơn gốc và trạng thái đơn là "Chờ xác nhận"
Nhân bản hàng loạt
Chọn các đơn cần nhân bản
Click button "Chọn thao tác"
Chọn "Nhân bản các đơn đã chọn"
Nếu muốn xóa đơn hàng tạo sai, tạo nhầm, bạn có thể:
Xóa từng đơn
Click vào dấu 3 chấm bên phải đơn hàng
Chọn "Xóa"
Popup xác nhận xóa đơn hàng hiển thị -> Chọn "Xóa" nếu thực sự muốn xóa nhé
Xóa hàng loạt
Chọn các đơn cần xóa
Click button "Chọn thao tác"
Chọn "Xóa các đơn đã chọn"
Popup xác nhận xóa đơn hàng hiển thị -> Chọn "Đồng ý" nếu thực sự muốn xóa nhé
Để dễ dàng phân loại đơn hàng và quản lý dễ dàng, Nobi Pro cung cấp tính năng gán thẻ. Bạn có thể thao tác gán thẻ từng đơn hoặc gán thẻ hàng loạt đơn hàng
Gán thẻ từng đơn
Click vào button (+) ở cột thẻ
Danh sách thẻ hiển thị -> Chọn thẻ
Thẻ vừa chọn đã được gán vào đơn hàng
Nếu chọn thêm 1 lần nữa, thẻ sẽ bị gỡ ra khỏi đơn hàng
Gán thẻ hàng loạt
Chọn các đơn cần gắn thẻ
Click button "Gắn thẻ"
Chọn thẻ cần gắn
Chọn thêm lần nữa, thẻ đã gắn sẽ gỡ ra khỏi đơn hàng
Xử lý hàng hoàn là một trong những vấn đề khiến các nhà KDOL đau đầu. Liệu đơn hàng hoàn về, sản phẩm sẽ lưu ở đâu để dễ dàng quản lý. Đừng quá lo lắng, với tính năng xử lý hàng hoàn, Nobi Pro sẽ giúp bạn quản lý được lượng tồn kho một cách chính xác.
Tại danh sách đơn hàng, bạn sẽ thấy các đơn hàng có trạng thái "Đã chuyển hoàn" . Hoặc bạn vào tab hàng hoàn, tại đây sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng hoàn đã xử lý và chưa xử lý.
Đối với các đơn hàng hoàn về, chưa xử lý hoàn tồn vào kho sẽ có trạng thái "Đã chuyển hoàn" và button "Xử lý" ở phía bên phải.
Nếu đó là đơn hoàn toàn phần, bạn hãy xử lý như sau:
Bước 1: Click button "Xử lý" bên phải đơn hàng có trạng thái "đã chuyển hoàn" -> Form xử lý hiển thị
Bước 2: Nhập lý do hoàn (nếu có)
Bước 3: Nhập phí hoàn (nếu có)
Bước 4: Nhập số lượng hoàn tồn (nếu sản phẩm hoàn về kho)
Bước 5: Nhập số lượng xuất hủy (nếu sản phẩm hoàn về bị hư hỏng và không muốn hoàn tồn vào kho)
Bước 6: Bấm "Xác nhận"
Nếu đó là đơn hoàn 1 phần, bạn hãy xử lý như sau
** Lưu ý: Chỉ được xử lý hoàn 1 phần đối với đơn hàng tự vận chuyển
Bước 1: Click vào chọn đơn
Bước 2: Chọn Xử lý hoàn
Bước 3: Chọn xử lý hoàn 1 phần
Bước 4: Popup hiển thị, bạn cần điền các thông tin
Phí hoàn: Nhập phí hoàn nếu có
Lý do hoàn: Nhập lý do hoàn nếu có
Cập nhật COD: Nhập COD thu về
Số lượng hoàn tồn: Nhập số lượng sản phẩm hoàn tồn vào kho
Số lượng xuất hủy: Nhập số lượng sản phẩm xuất hủy nếu có
Bước 5: Bấm "Cập nhật"
Ngoài ra với đơn hàng hoàn toàn phần có thể xử lý bằng 2 cách khác:
Xử lý tương tự hoàn 1 phần, nhưng chọn hoàn toàn phần
Xử lý hoàn toàn phần, nhưng nhập hoàn tồn hết và không nhập COD
Tự động hoàn tồn bằng cách thiết lập ở Nobi POS
Bước 1: Tại giao diện danh sách đơn hàng, Click "Nhập File cho đơn hàng Nobi" -> Form nhập đơn hàng hiển thị.
Bước 2: Tải file excel lên. Lưu ý file excel bạn tải lên phải đúng chuẩn theo file mẫu mà hệ thống cung cấp. Bạn có thể tải file mẫu về để tham khảo nhé.
Bước 3: Có thể chọn gắn thẻ hoặc để trống
** Lưu ý:
Ngày tạo đơn: Nếu bạn muốn import đơn hàng theo ngày tạo khác ngày hiện tại thì bạn có thể thêm cột Ngày tạo vào file excel import đơn hàng và nhập dữ liệu ngày tạo đơn vào đó. Hệ thống sẽ tự động lấy ngày tạo đơn theo ngày tạo trong file excel. Lưu ý cột ngày tạo đơn phải nhập có định dạng dd-MM-yyyy. Ví dụ : 22-11-2022
Sản phẩm đã có trên hệ thống: Nếu sản phẩm trong file import đã có trên hệ thống, nó sẽ tự động map theo tên sản phẩm và mã sản phẩm.
Sản phẩm chưa có trên hệ thống: Sẽ hiển thị ra option tự động tạo mới sản phẩm -> Bạn cần bật option này lên để hệ thống sẽ tự động tạo ra sản phẩm.
Nếu trên hệ thống có nhiều sản phẩm trùng tên, khác mã, khi import file đơn hàng, thông tin mã sản phẩm để trống, hệ thống sẽ tự động check theo tên sản phẩm và map với sản phẩm cùng tên được tạo trước.
Khi thêm đơn hàng bằng file excel đơn hàng, thì nobi mặc định đơn hàng đó là đơn tự vận chuyển, và nếu người dùng muốn cập nhật hãng vận chuyển thì sau khi up file excel đơn hàng lên có thể vào mục cập nhật hãng vận chuyển để cập nhật vận chuyển cho các đơn hàng đó.
Khách hàng trong đơn sẽ tự động gán KH theo SĐT. Nếu không trùng với sdt nào trong hệ thống, sẽ tự động tạo mới khách hàng. Nếu trùng với sdt đã có trong hệ thống, sẽ map random với 1 khách hàng bất kỳ.
Nobi Pro hỗ trợ bạn tính năng xuất đơn hàng ra file excel. Bạn có thể xuất file bằng các lựa chọn sau:
Xuất file excel theo bộ lọc
Xuất file excel theo bộ lọc kèm chi tiết sản phẩm
Xuất file excel trang hiện tại
Xuất file các đơn đã chọn
Xuất file các đơn đã chọn kèm chi tiết sản phẩm
Đây là tính năng Nobi hỗ trợ bạn in danh sách các đơn hàng. Để in danh sách đơn hàng, bạn vui lòng thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Chọn đơn hàng cần in bằng cách tích vào checkbox trước đơn hàng
Bước 2: Click "Thao tác"
Bước 3: Chọn hình thức in
*** Lưu ý:
Những đơn hàng đã chọn hãng vận chuyển thì đơn đó phải gửi đơn sang hãng vận chuyển thì mới có thể in đơn được.
Hệ thống Nobi Pro hỗ trợ bạn gửi đồng loạt nhiều đơn hàng sang đơn vị vận chuyển. Các bước được thực hiện như sau:
Bước 1: Tại giao diện danh sách đơn hàng, chọn các đơn hàng cần gửi sang đơn vị vận chuyển bằng cách tích vào checkbox trước mỗi đơn hàng.
Bước 2: Click "Thao tác"
Bước 3: Click "Gửi các đơn đã chọn sang đơn vị vận chuyển"
Sau khi đơn gửi sang HVC thành công, sẽ có mã tracking được cập nhật về Nobi
Chức năng này giúp người dùng cập nhật đơn vị vận chuyển hàng loạt đơn hàng cùng 1 lúc. Những đơn gửi lên hãng vận chuyển rồi sẽ không cập nhật được hãng vận chuyển nữa.
Bước 1: Chọn đơn hàng cần cập nhật bằng cách tích vào checkbox trước đơn hàng
Bước 2: Click "Đổi trạng thái đơn"
Bước 3: Click "Cập nhật thông tin vận chuyển các đơn đã chọn"
Người dùng đổi kho xuất hàng đơn hàng nếu sản phẩm của đơn hàng đó bị hết hàng, chuyển sang kho hàng khác còn số lượng sản phẩm để lên đơn
(1) Chọn kho người dùng muốn chuyển
(2) Click " Chuyển kho "
Bước 1 : Chọn 1 hoặc nhiều đơn hàng người dùng muốn đổi trạng thái .
Bước 2 : Click chọn " Đổi trạng thái " .
Bước 3 : Bảng đổi trạng thái sẽ hiển thị để người dùng đổi trạng thái theo mong muốn .
Bước 4 : Bấm " Lưu " -> Trạng thái các đơn hàng đã chọn sẽ được đổi thành công .
Trong quá trình lên đơn, nhiều nhà bán hàng gặp phải tình trạng người mua (Khách hàng) và người nhận khác nhau, khi lưu thông tin người nhận, sẽ ảnh hưởng đến thông tin khách hàng ban đầu. Để khắc phục tình trạng này, Nobi Pro cập nhật logic lưu thông tin người mua và người nhận như sau:
1.1. Điền thông tin người nhận (SĐT, Địa chỉ) trùng với SĐT của khách hàng đã có trong hệ thống:
Nếu KH trong hệ thống đã có địa chỉ: Không khách hàng mới, không thay đổi địa chỉ của khách hàng. Trong chi tiết đơn hàng, thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin đã tạo lúc lên đơn.
Nếu KH trong hệ thống chưa có địa chỉ: Không tạo khách hàng mới, cập nhật địa chỉ cho khách hàng. Trong chi tiết đơn hàng, thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin đã tạo lúc lên đơn.
1.2. Điền thông tin người nhận (SĐT, Địa chỉ) không trùng với SĐT của khách hàng nào trong hệ thống:
Tạo khách hàng mới có thông tin SĐT và địa chỉ theo thông tin đã nhập lúc lên đơn. Thông tin khách hàng và thông tin nhận hàng hiển thị theo thông tin khách hàng.
Nếu KH đã có SĐT và chưa có địa chỉ: Lên đơn điền địa chỉ, thông tin địa chỉ sẽ lưu vào chi tiết khách hàng. Thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin người nhận lúc lên đơn.
Nếu KH đã có SĐT và đã có địa chỉ: Nếu điền thông tin SĐT và địa chỉ người nhận khác với thông tin của khách hàng, hệ thống sẽ không cập nhật thông tin khách hàng. Lúc này thông tin người nhận sẽ hiển thị theo thông tin đã điền lúc tạo đơn.
Nếu KH chưa có SĐT và đã có địa chỉ: Nếu điền SĐT lúc lên đơn, SĐT sẽ được lưu vào khách hàng. Thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin người nhận lúc lên đơn.
Nếu KH chưa có SĐT và chưa có địa chỉ: Nếu điền thông tin SĐT và địa chỉ người nhận, các thông tin này sẽ lưu vào khách hàng. Thông tin nhận hàng sẽ trùng với thông tin khách hàng.
Nếu lên đơn, tạo mới khách hàng tại màn hình lên đơn -> Hệ thống sẽ tạo mới khách hàng lưu vào hệ thống có các thông tin đã tạo. Thông tin nhận hàng chính là thông tin của khách hàng.
Ở màn hình lên đơn Telesale/Nobi Chat, sẽ có 2 sự lựa chọn:
Lưu thông tin người nhận: Nếu thay đổi thông tin khách hàng, chọn lưu thông tin người nhận -> Thông tin khách hàng sẽ không thay đổi. Thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin đã lưu ở đây.
Lưu thông tin khách hàng: Nếu thay đổi thông tin khách hàng, chọn lưu thông tin khách hàng -> Thông tin khách hàng sẽ thay đổi. Thông tin nhận hàng sẽ hiển thị theo thông tin vừa thay đổi ở đây.
**Lưu ý: Đối với lưu thông tin người nhận, nếu KH chưa có SĐT hoặc chưa có Địa chỉ hoặc chưa có cả SĐT, Địa chỉ, lúc lên đơn thành công, SĐT và địa chỉ sẽ được cập nhật vào thông tin khách hàng.
Để hỗ trợ các nhà bán hàng không phải thao tác thủ công thay đổi phí ship theo từng đơn hàng, Nobi Pro đã phát triển thêm tính năng cố định phí ship báo khách.
Đối với tạo đơn hàng từ phần mềm Nobi, người mua trả ship Khi tạo đơn hàng từ Nobi, trên màn hình sẽ hiển thị checkbox "Điều chỉnh phí ship báo khách".
Nếu tạo đơn hàng, tích chọn vào điều chỉnh phí ship: Nhập vào ô phí ship báo khách một giá trị mới, dù chọn sang hãng vận chuyển nào thì phí ship báo khách cũng sẽ lấy theo phí ship đã điều chỉnh.
Nếu tạo đơn hàng, tích chọn điều chỉnh phí ship: Không thay đổi phí ship báo khách, đơn sẽ được tính là không có sự điều chỉnh mới.
Đối với đơn hàng tạo từ import file excel, người mua trả ship
Nếu file excel có nhập phí ship: Đơn được import thành công, khi bỏ tự vận chuyển, đơn sẽ tự tích chọn vào điều chỉnh ship và ghi nhận phí ship báo khách theo phí ship đã nhập ở file
Nếu trường phí ship ở file excel để trống hoặc nhập bằng 0: Đơn được import thành công, khi cập nhật, bỏ tự vận chuyển, đơn sẽ không tích chọn vào điều chỉnh ship. Nếu muốn thay đổi ship báo khách, lúc này bạn cần tích chọn vào điều chỉnh và thay đổi.
** Lưu ý:
Nếu người bán trả ship: Sẽ không được điều chỉnh phí ship
Nếu không tích chọn điều chỉnh phí ship: Sẽ không được điều chỉnh phí ship báo khách
Nếu cài đặt đồng giá phí vận chuyển khác 0: Checkbox điều chỉnh phí ship sẽ tự động được tích chọn
Nếu cài đặt đồng giá phí vận chuyển để trống: Checkbox điều chỉnh phí ship sẽ để trống
Nếu cài đặt phí ship theo hãng vận chuyển: Checkbox điều chỉnh phí ship sẽ để trống
Trong quá trình tạo đơn hàng và gửi sang HVC, có thể các nhà bán hàng sẽ gặp phải tình trạng phí ship phát sinh. Điều này có thể do cân nặng đơn hàng có sự chênh lệch lúc lên đơn và sau khi gửi sang HVC.
Để hạn chế tình trạng này, phần mềm Nobi Pro bổ sung cảnh báo nhập cân nặng khi lên đơn. Với tính năng này, khi người bán lên đơn, cập nhật đơn, lựa chọn sản phẩm đầu tiên, cảnh báo sẽ hiển thị.
Click vào "Đã hiểu": Cảnh báo sẽ tắt và sẽ hiển thị lại ở lần lên đơn sau.
Chọn "không hiển thị lần sau" -> Click "Đã hiểu": Từ lần lên đơn/cập nhật đơn, khi chọn sản phẩm đầu tiên, cảnh báo sẽ không hiển thị.
**Lưu ý: Cảnh báo sẽ lưu theo tài khoản user, nếu chọn không hiển thị lại lần sau, nó sẽ không hiển thị cảnh báo dù tài khoản user đó đăng nhập ở trình duyệt khác hoặc thiết bị khác.
In đơn A6, A5, A4, In nhiệt khổ giấy 100mm trở xuống hiện tại mẫu in ấn đang là mẫu mặc định hãng vận chuyển nên không thể chỉnh sửa. Nếu người dùng muốn chỉnh sửa mẫu hóa đơn mong muốn để in kèm theo có thể để in.
